So funktioniert es, Schritt für Schritt
Was Rekala mit Ihrem Material, Ihrer Liste und jeder E‑Mail macht, Schritt für Schritt: vom Hochladen bis zum Versand aus Ihrem Gmail-Konto.
In einem Satz
Sie geben Rekala Ihr Material und Ihre Kriterien einmal; danach liest es für jedes Unternehmen auf Ihrer Liste dessen Website, wählt das Argument von Ihnen, das für dieses Unternehmen zählt, und schreibt eine Eröffnungs-E‑Mail plus bis zu zwei Nachfass-E‑Mails, die unter Ihrem Namen rausgehen, sobald Sie sie freigeben.
Damit deckt eine Person die Akquisearbeit von fünf Business-Development-Managern ab, und ein wichtiger Interessent erhält nie eine Standard-E‑Mail.
1. Brain: Ihr Material wird zu Unternehmenswissen
Sie laden Angebote, Produktblätter, Präsentationen oder Bilder hoch, fügen Text ein oder geben die Adresse Ihrer Website an. Rekala liest jede Quelle, fasst sie zusammen und extrahiert Belege: konkrete, überprüfbare Fakten über das, was Sie verkaufen, die es später in einer E‑Mail verwenden kann.
- Formate: PDF, Word, PowerPoint, Bilder, eingefügter Text und Webseiten.
- Jeder Beleg lässt sich ein- oder ausschalten. Was Sie ausschalten, erscheint in keiner E‑Mail.
- Wenn Sie mehrere Produkte verkaufen, hat jedes sein eigenes Material als getrenntes Angebot. Eine Kampagne für ein Produkt bedient sich nie beim anderen.
2. Die Kampagne wird im Gespräch definiert
Sie sagen dem Assistenten, wen Sie ansprechen, wo es dieser Rolle wehtut und wie Sie klingen wollen. Alles, was Sie sagen, wird zu einer Kampagnenregel, sichtbar in einem Panel, die gleichmäßig auf jede E‑Mail angewendet wird.
- Regeln für Ton und Länge: „direkt, technisch“, „höchstens 90 Wörter“.
- Wörter, die nie fallen, und Wörter, die immer vorkommen.
- Eine Muster-E‑Mail, die Sie verfeinern, bis sie Ihnen gefällt. Nach der Freigabe verankern ihre Struktur und ihr Stil den Rest der Kampagne.
3. Interessenten: Sie importieren Ihre Liste, Rekala recherchiert
Sie laden eine CSV-Datei hoch. Rekala erkennt die Spalten (und merkt sich die Zuordnung fürs nächste Mal), entfernt Duplikate und sortiert Zeilen mit Problemen aus. Dann liest es die Website jedes Unternehmens: Startseite, „Über uns“, Leistungen, Neuigkeiten.
- Jeder gefundene Fakt wird mit Quelle und Datum gespeichert. Ein Unternehmen, das seit mehr als 30 Tagen nicht geprüft wurde, wird erneut recherchiert.
- Rekala bewertet, wie viel es über jedes Unternehmen weiß. Dieser Stand ist im Unternehmensdatensatz sichtbar, bevor etwas erzeugt wird.
- Antwortet die Website nicht oder sagt sie nichts Brauchbares, wird die E‑Mail mit weniger Personalisierung geschrieben, und Sie erfahren es. Es wird nichts erfunden.
4. Entwurf: eine andere E‑Mail pro Unternehmen, mit Quellen
Für jedes Unternehmen schreibt Rekala eine Eröffnungs-E‑Mail und bis zu zwei Nachfass-E‑Mails, verkettet im selben Gesprächsverlauf. Jeder wichtige Satz stützt sich auf eine von drei Quellen: die Website dieses Unternehmens, Ihr Material oder eine Ihrer Regeln. Sie sehen, woher jede Aussage stammt.
- Die E‑Mail beginnt mit einem Fakt über dieses Unternehmen, nicht mit „ich hoffe, es geht Ihnen gut“.
- Zahlen werden gegen Ihr Material und die Website des Unternehmens geprüft. Enthält ein Entwurf eine Zahl ohne Beleg, wird er abgelehnt und neu geschrieben; bleibt sie dennoch stehen, erreicht Sie die E‑Mail mit einem Warnhinweis.
- Eine Prüfung kontrolliert jeden Entwurf: Länge, Anrede, verbotene Formulierungen, Vertriebsfloskeln. Was durchfällt, wird korrigiert, bevor Sie es sehen.
5. Freigabe: Sie prüfen, passen an, geben frei
Sie sehen die E‑Mails einzeln. Sie können von Hand bearbeiten oder den Assistenten in normaler Sprache um Änderungen bitten: „kürzer“, „weniger vorwurfsvoll“, „sprich über die Einhaltung von Vorschriften“. Gefällt Ihnen eine Änderung für die ganze Kampagne, wird sie als Regel gespeichert.
- Jede Bearbeitung wird protokolliert: Sie wissen, was sich geändert hat und warum.
- Eine E‑Mail, die noch nicht fertig ist, ist sichtbar und lässt sich korrigieren; sie rutscht nicht in die Versandwarteschlange.
6. Versand: unter Ihrem Namen, in Ihrem Tempo
Sie wählen die Zustellform: jede freigegebene E‑Mail in Ihr Postfach kopieren und als gesendet markieren, oder Ihr Gmail-Konto verbinden, damit sie von Ihrer eigenen Adresse ausgeht, mit Ihrer Signatur.
- Zeitfenster, Tage und Zeitzone pro Kampagne; Takt und Tageslimit pro Postfach.
- Nachfass-E‑Mails planen sich selbst mit den Wartetagen, die Sie festlegen. Antwortet der Kontakt oder kommt die E‑Mail zurück, markieren Sie es, und die Sequenz stoppt.
- Ein als „nicht kontaktieren“ markierter Kontakt erhält nichts mehr, in keiner Kampagne.
Entwurf und Versand im Detail
- Entwurf: rund 10 Sekunden pro E‑Mail, im Hintergrund. Sie starten das Schreiben mit einem Klick und arbeiten weiter; jede E‑Mail wird gespeichert, sobald sie fertig ist.
- Wie viele rausgehen: Jedes Postfach versendet bis zu 50 E‑Mails pro Tag, Nachfass-E‑Mails eingerechnet. Von Montag bis Freitag sind das bis zu 250 pro Woche; bei der vollständigen Sequenz aus drei E‑Mails entspricht das rund 80 neuen Kontakten. Ein neu verbundenes Postfach startet mit einem Tageslimit von 10 E‑Mails; wann es angehoben wird, entscheidet der Administrator Ihres Kontos.
- Wie sie rausgehen: aus Ihrem Gmail-Konto, eine nach der anderen, mit einer zufällig langen Pause zwischen zwei E‑Mails (mindestens 5 Minuten) und nur innerhalb Ihres Zeitfensters.
- Nachfass-E‑Mails: bis zu zwei pro Kontakt, als Antwort im selben Thread. Standardmäßig frühestens 3 Tage nach der ersten E‑Mail und 5 Tage nach der zweiten; liegt dieser Tag außerhalb Ihrer Versandzeiten, geht die Nachfass-E‑Mail am nächsten Versandtag raus.
- Anhänge: Sie können für die Kampagne eine Datei festlegen, die an jede E‑Mail angehängt wird, auch an die Nachfass-E‑Mails, oder für eine einzelne E‑Mail an einen Kontakt eine andere wählen. Beim Schreiben weiß Rekala, ob die E‑Mail einen Anhang hat, und erwähnt ihn nur in diesem Fall; wenn Sie die Datei nachträglich ändern oder entfernen, prüfen Sie den Text vor der Freigabe.
- Stapel: Sie starten den Versand für bis zu 100 Kontakte auf einmal, und Rekala verteilt ihn auf so viele Tage wie nötig.
Was Rekala nicht tut
- Es erfindet keine Daten, Zahlen oder Quellen.
- Es versendet nichts ohne Ihre Freigabe.
- Es vermischt keine Angebote, Regeln oder Kontakte zwischen Kampagnen.
- Es gibt E‑Mail-Adresse, Telefon und LinkedIn Ihrer Kontakte nicht an das Modell weiter.
- Es verwendet keine Lückentext-Vorlagen. Zwei Unternehmen auf Ihrer Liste erhalten zwei verschiedene E‑Mails.